E-Fatura, E-Arşiv, E-Defter: Patronun Bilmesi Gereken Her Şey

Çoğu patron bu konuyu muhasebeciye devreder ve üzerine düşünmez. Bu doğru bir iş bölümüdür — ama temel mantığı bilmeden kalmak sizi de olumsuz etkiler. Vergi denetimi geldiğinde, yazılım değişikliği gerektiğinde ya da yeni bir sistem kurarken bu boşluk ortaya çıkar.

Beş dakikada temel tabloyu netleştirelim.

E-fatura nedir, kim kullanmak zorunda?

E-fatura, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemi üzerinden gönderilen ve alınan dijital faturadır. Kâğıt faturanın tamamen yerini alır — yazdırmanıza gerek yoktur.

Zorunluluk eşiği: Yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL'yi aşan işletmeler e-fatura kullanmak zorundadır. Ayrıca e-ticaret yapanlar, sağlık sektörü, akaryakıt bayileri gibi bazı sektörler ciro eşiğine bakmaksızın zorunlu kapsamdadır. Eşikler her yıl güncellenebilir — muhasebecileri takip eder.

E-fatura zorunluluğu kapsamına giren bir firmaya kâğıt fatura keserseniz o fatura hukuki açıdan geçersiz sayılır.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan alıcılara (yani bireysel tüketicilere veya e-fatura mükellefi olmayan firmalara) gönderilen dijital faturadır. Kâğıt yerine PDF olarak e-posta ile gönderilebilir.

Günlük 30'dan fazla ya da aylık toplam 5.000 TL'yi aşan fatura kesen firmalar e-arşiv sistemine dahil olmak zorundadır. Pratikte bu sınır oldukça düşüktür — aktif bir işletmenin büyük çoğunluğu bu kapsamdadır.

E-defter ne zaman devreye girer?

E-defter, yevmiye defteri ve büyük defterin GİB onaylı dijital formatıdır. E-fatura mükellefi olan firmaların büyük çoğunluğu e-defter tutmak zorundadır.

Farkı şu: e-fatura gelen-giden belge yönetimidir, e-defter ise muhasebe kayıtlarının dijital saklanmasıdır. İkisi farklı sistemlerdir ama genellikle aynı muhasebe yazılımı her ikisini de destekler.

Bu sistemlere geçmek için ne gerekiyor?

• GİB entegratörü seçin: Logo, Luca, Mikro, Paraşüt, Uyumsoft gibi yazılımlar GİB onaylı entegratörlerdir. Mevcut muhasebe yazılımınız büyük ihtimalle zaten bu sistemi destekliyordur.
• GİB'e başvurun: İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden e-fatura ve e-arşiv mükellefiyet başvurusu yapılır.
• Mali mühür alın: E-fatura için şirkete ait mali mühür (e-imzadan farklı, tüzel kişiye özgü) gereklidir. TÜBİTAK'tan temin edilir.
• Entegrasyon testi: Yazılımınızla birkaç test faturası gönderin, muhasebecinin onaylı olduğundan emin olun.

Patron olarak sizi ilgilendiren asıl kısım

Teknik detayları muhasebeciye bırakabilirsiniz. Ama şunu kontrol edin:

• Kullandığınız muhasebe/ERP yazılımı GİB onaylı mı?
• Mali mühür güncel mi (genellikle 3 yılda bir yenilenir)?
• E-fatura gelen kutunuz düzenli takip ediliyor mu? (Gelen e-faturanın reddi için 8 gün vardır — kaçırılırsa otomatik kabul sayılır.)

Bu üç soruyu muhasebeciye sorun. Cevaplar netse sisteminiz sağlamdır. Değilse düzeltilmesi gereken bir boşluk vardır.