İnsan Kaynakları Yazılımı: Kaçıncı Çalışanda Zorunlu Hale Gelir?

Merhaba,

On kişilik bir şirkette insan kaynakları yönetimi büyük ölçüde muhasebeciyle koordinasyon ve patronun takibiyle yürür. Bu çalışır ve makuldür. Ama yirmi beş kişiyi geçtiğinizde tablo değişmeye başlar. Kimin ne zaman izin aldığını, kimin kaç gün kaldığını, kimin hangi eğitimi aldığını, performans değerlendirmelerinin ne durumda olduğunu takip etmek her geçen ay biraz daha zorlaşır. Bugün bu dönüşüm noktasını ve çözümlerini konuşacağız arkadaşlar.

İnsan Kaynakları Yazılımı Ne Yapar?

HRIS yani İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, çalışanlarla ilgili tüm verileri ve süreçleri dijital ortamda yöneten yazılımları tanımlar. Bordro hesaplama ve maaş ödemeleri, izin talep ve onay süreci, işe alım süreçleri ve aday takibi, eğitim kayıtları ve yetkinlik yönetimi, performans değerlendirme formları ve tarihleri, çalışan belgeleri ve sözleşmeleri bunların hepsi bir HRIS sistemi üzerinden yönetilebilir.

Kaçıncı Çalışanda Geçiş Gerekir?

Net bir rakam vermek zor çünkü şirket yapısı ve sektöre göre değişir. Ancak genel bir kural olarak on beş ila yirmi çalışanın üzerinde izin ve bordro yönetiminde Excel yetersiz kalmaya başlar. Otuzun üzerinde çalışan sayısında iş hukuku uyumluluk riskleri artmaya başlar ve sistematik bir kayıt tutma zorunlu hale gelir. Ellinin üzerinde çalışan sayısında tam kapsamlı HRIS olmadan operasyonel verimlilik ciddi biçimde düşer.

İK Yazılımı Olmadan Hangi Riskler Var?

İnsan kaynakları yazılımı olmadan çalışan şirketler birkaç önemli riskle karşı karşıyadır. Yıllık izin takibi hatalı yapıldığında iş mahkemeleri bu hataları işçi lehine yorumlar. Fazla mesai kayıtları tutulmadığında hukuki yükümlülükler yerine getirilemiyor. Eğitim ve sertifika takibi yapılmadığında insan sermayesi görünmez kalıyor. Ve işe alım süreci sistematik olmadığında yanlış kişiler yanlış pozisyonlara yerleştiriliyor.

Seçenekler Neler?

Türkiye'deki KOBİler için uygun seçenekler arasında Logo İnsan Kaynakları modülü, İnsan İK ve Kolay İK ön plana çıkan yerli çözümler arasında. Uluslararası platformlardan BambooHR ve Zoho People orta ölçekli şirketlere iyi uyum sağlıyor. Tamamıyla entegre bir çözüm istemiyorsanız bordro için bir, izin takibi için bir, performans yönetimi için bir araç kullanmak da mümkün. Ancak bu yaklaşım zamanla entegrasyon sorunlarına yol açabilir.

Bordroyu Muhasebeciye Bırakmak Yeterli mi?

Pek çok küçük şirket bordro hesaplamalarını tamamen dışarıdaki muhasebeci ya da mali müşavire bırakıyor. Bu tamamen yanlış değil ama sınırlıdır. Muhasebeci bordrolar çıkarır ama izin takibini, performans verilerini, eğitim kayıtlarını yönetmez. Bu veriler şirket içinde yönetilmelidir. İKY yazılımı bu verileri merkezi hale getirir ve muhasebeciye yalnızca bordro hesaplamalarını devrederken diğer süreçleri şirket içinde tutar.

Seçim Öncesi Sorulacak Sorular

Hangi yazılımı seçeceğinize karar vermeden önce şu soruları yanıtlayın. Yazılım Türk iş hukuku ve SGK mevzuatıyla uyumlu mu? Çalışanlar mobil uygulama üzerinden izin talebi yapabiliyor mu? Mevcut muhasebe yazılımınızla entegre olabiliyor mu? Şirketiniz büyüdüğünde ölçeklenebilecek mi? Bu soruların cevapları seçim sürecini çok daha net kılacaktır.

Değişim Yönetimi Burada da Geçerli

Teknoloji yatırımı yaptığınızda söylediğimi burada da tekrarlamam gerekiyor. Çalışanlar sistemi benimsemezse HRIS de boş kalır. İzin taleplerini hala kağıtla alan, bordro verilerini elle giren bir şirkette HRIS'in değeri sıfıra yaklaşır. Sistemi uygulamadan önce çalışanlarla sürecin nasıl işleyeceğini konuşun, sorularını cevaplayın ve geçişi adım adım yapın.

İyi Günler Dilerim,