IT Projesinde Başarısızlık: KOBİlerin En Sık Yaptığı 9 Hata

Merhaba,

IT projesi yönetimi ayrı bir uzmanlık alanıdır. Yazılım almak bir proje değildir; doğru yazılımı doğru şekilde uygulamak ve şirkete entegre etmek bir projedir. Bu farkı anlamayan şirketler defalarca aynı hataları yapıyor ve her seferinde aynı sonuçla karşılaşıyor: para gitmiş, verim gelmemiş. Bugün bu hataları teker teker ele alacağız arkadaşlar.

Hata 1: İhtiyaç Analizi Yapmadan Başlamak

Çözümü bulmadan önce sorunu net tanımlamak gerekir. Hangi süreç kırık, neden kırık, kimler etkileniyor, başarı nasıl ölçülecek. Bu soruları yanıtlamadan başlayan projeler yanlış ürünü alır, yanlış yapılandırır ve yanlış uygular. Proje başlamadan yapılan bir iki günlük ihtiyaç analizi, sonradan aylarca süren düzeltmelerden çok daha az maliyetlidir.

Hata 2: Kapsam Sürüklenmesine İzin Vermek

Proje başladıktan sonra isteklerin sürekli genişlemesi proje yönetiminin en bilinen sorunlarından biridir. Bir şeyi yaparken başka bir şeyi de ekleyelim denildiği her an kapsam büyür, maliyet artar ve teslim tarihi uzar. Projenin kapsamını baştan netleştirin ve değişiklik taleplerini resmi bir süreçten geçirin. Her talep değerlendirmeye alınsın ama otomatik olarak kabul edilmesin.

Hata 3: Projeyi IT'e Bırakmak

IT projesi, IT'nin projesi değildir. Muhasebe yazılımı alındığında projenin sahibi finans direktörü ya da CFO olmalıdır. CRM alındığında satış yöneticisi. IT teknik tarafı yönetir ama iş süreçlerini anlayan departman yöneticisi projeyi sahiplenmelidir. Bu sahiplenme olmadığında uygulama iş ihtiyaçlarına değil teknik tercihlere göre şekillenir.

Hata 4: Gerçekçi Olmayan Zaman ve Bütçe

IT projelerinde zaman ve bütçe tahmini sistematik olarak iyimser yapılır. Satıcının söylediği sürenin bir buçuk katını bekleyin. Belirlenen bütçenin yüzde yirmisini beklenmedik durumlar için yedekte tutun. Bu tampon olmadan başlayan projeler ilk sürprizde bütçe krizine girer ve sonunda ya kesilir ya da kalitesiz tamamlanır.

Hata 5: Kullanıcıları Sürece Dahil Etmemek

Sistemi kullanan çalışanlar sürecin başından itibaren dahil edilmezse teslimatta büyük sürprizlerle karşılaşılır. Ekip bu sisteme alışmak istemiyorum der. Ya da bu özellik bize hiç uymuyor çıkar. Bu geri bildirimleri projenin sonunda değil, başında almak çok daha az maliyetlidir.

Hata 6: Test Sürecini Atlamak

Süreli baskı altında çalışan şirketler testi en çok atlayan kısım olarak görüyor. Yayına alalım, sorunlar çıkarsa sonradan düzeltiriz denilir. Bu yaklaşım ciddi bir hatadır. Canlı ortamda keşfedilen hatalar hem çok daha pahalıya düzelir hem de operasyonları durdurabilir. Gerçek verilerle yapılan kapsamlı bir test, yayın öncesinin en kritik aşamasıdır.

Hata 7: Eğitimi Formalite Olarak Görmek

Tek sefer birkaç saatlik eğitim verip geçilmesi, kullanıcıların sistemi öğreneceği anlamına gelmiyor. Eğitim bir defalık değil, sürekli bir süreçtir. Yeni başlayanlar için ayrı eğitim, ileri kullanıcılar için farklı içerik, süreç değiştiğinde güncelleme eğitimi. Bu yatırımı atlamak sistemi kullanılmayan bir araçtan ibaret kılar.

Hata 8: Başarıyı Ölçmemek

Proje tamamlandı ama işe yaradı mı? Bu soruyu cevaplamak için baştan hedef belirlenmesi gerekir. Proje öncesi ve sonrası karşılaştırılabilir veriler olmadan başarı ölçülemez. Başarı ölçülmezse iyileştirme de yapılamaz. Ve bir sonraki IT yatırımı için geçmiş projelerden öğrenilecek bir şey kalmaz.

Hata 9: Projeyi Bitmiş Saymak

Yazılım devreye girdi, eğitimler yapıldı, proje bitti deniyor. Ama asıl iş burada başlar. Kullanım izlenmeli, sorunlar toplanmalı, iyileştirmeler yapılmalı, yeni gereksinimler değerlendirilmeli. IT sistemi canlı bir organizma gibi bakım ister. Devreye alma gün biri değil, sürecin başlangıcıdır.

İyi Günler Dilerim,