Stok Takibini Bilgisayardan Nasıl Yapabilirim?

Merhaba,

Stok sorunu fiziksel bir mağazanız ya da deponuz olan her işletmenin belli bir noktada mutlaka karşılaştığı bir sorun. Başta Excel ile idare edersiniz, sonra büyüyünce Excel çoğalmaya başlar, birden fazla Excel açılır, hangisi güncel belirsizleşir. Bu noktada stok takip sistemi bir lüks olmaktan çıkıp zorunluluk haline gelir. Bu yazıda bu geçişi nasıl yapacağınızı adım adım anlatacağız arkadaşlar.

Stok Takip Sistemine İhtiyacınız Var mı?

Şu sorulara cevabınız evetse kesinlikle var: Deponuzda ne kadar ürün olduğundan emin değilseniz. Müşteriye ürün sattıktan sonra stokta olmadığını anlıyorsanız. Hangi ürünün en çok satıldığını ancak aylık sayımda öğreniyorsanız. Tedarikçilere sipariş verirken ne kadar vermem gerekiyor diye tahmin yürütüyorsanız. Sayım yapıyorsunuz ama sistemdeki rakam ile fiziksel rakam uyuşmuyorsa. Bu belirtilerden ikisi bile varsa sisteme geçme zamanı gelmiş demektir.

Stok Takip Sistemi Ne Yapıyor?

İyi bir stok takip sistemi size şunları sağlıyor. Her ürünün anlık stok miktarını gösteriyor. Satış yapıldığında stok otomatik düşüyor. Stok kritik seviyeye indiğinde sizi uyarıyor. Hangi ürünün ne kadar satıldığını raporluyor. Tedarikçilerden alınan malı giriş olarak sisteme ekliyor. Ürün giriş ve çıkışlarının tüm tarihçesini tutuyor. Bu özellikler sayesinde deponuz artık bir kara kutu olmaktan çıkıyor ve yönetilebilir hale geliyor.

Barkod Sistemi Şart mı?

Şart değil ama çok işinizi kolaylaştırıyor. Barkod sistemi demek ürünlerin barkod etiketiyle tanımlanması ve barkod okuyucuyla sisteme işlenmesi demek. Bu yöntem insan hatasını sıfıra yaklaştırıyor ve işlemleri çok hızlandırıyor. Ürün sayınız azsa ya da çok fazla çeşidiniz yoksa barkod olmadan da idare edebilirsiniz. Ama onlarca ya da yüzlerce farklı ürün yönetiyorsanız barkod sistemi kurmanız verimlilik açısından çok büyük fark yaratıyor. Barkod okuyucular artık çok ucuz, USB bağlantılı bir okuyucu birkaç yüz liraya temin edilebilir.

Hangi Programlar Var?

Türkiye'de küçük ve orta ölçekli işletmeler için çeşitli seçenekler mevcut. Logo İşletme muhasebe ve stok takibini birlikte sunuyor, muhasebeciler arasında çok yaygın. Mikro yazılım da benzer şekilde hem muhasebe hem stok entegrasyonu sağlıyor. Daha sade ve küçük ölçek için Ürün Takip, Stokly gibi bulut tabanlı Türk yazılımları var. Bunların yanında uluslararası seçenekler arasında Square for Retail, Lightspeed ve Odoo öne çıkıyor. Eğer sadece birkaç ürünle başlıyorsanız ve düşük bütçeyle başlamak istiyorsanız Odoo'nun ücretsiz topluluk sürümü iyi bir başlangıç noktası olabilir.

E-Ticaret Entegrasyonu

Online satışınız varsa stok takip sisteminizin e-ticaret platformuyla konuşması kritik önem taşıyor. Shopify, Trendyol, Hepsiburada, Pazarama gibi platformlarda satış yapıyorsanız ve stok takibiniz bunlarla entegre değilse aynı ürünü farklı kanalda iki ayrı kişiye satabilirsiniz. Bu müşteri memnuniyetsizliği ve iadenin yanında platforma ceza puanı da anlamına gelebilir. Bu entegrasyonu kurarken platform uyumluluğuna dikkat edin. Her stok programı her e-ticaret platformuyla çalışmıyor.

Excel'den Geçiş Nasıl Yapılır?

Excel'den stok programına geçişin en büyük sorunu mevcut verilerin taşınması. Şu adımları izlemenizi öneririm. Önce programı boş bir şekilde kurun ve birkaç hafta test edin. Nasıl çalıştığını öğrenin. Sonra Excel'deki ürün listesini CSV formatına dönüştürün, çoğu program CSV import ediyor. Mevcut stok miktarlarını giriş olarak işleyin. Bir sonraki sayımınızda fiziksel adet ile sistem adetini eşitleyin. Bu eşitleme noktasından itibaren Excel'i bırakın ve her hareketi programdan yapın. Geçiş döneminde birkaç hafta ikisi birden kullanmak karışıklık yaratıyor, mümkünse temiz kesim yapın.

Maliyete Bakış

Stok takip programları büyük çoğunlukla aylık abonelik modeliyle çalışıyor. Küçük işletmeler için ayda birkaç yüz liradan başlayan seçenekler var, büyük ve özellikli sistemler ise aylık birkaç bin liraya ulaşabiliyor. Barkod okuyucu gibi donanım eklenince başlangıç maliyeti biraz artıyor. Ama karşılaştırma yaparken şunu düşünün: sayım hataları, kayıp stok, yanlış sipariş ve müşteri kayıplarının size maliyeti ne kadar? Çoğu işletmede bu kaybın bir stok yazılımı aboneliğinden çok daha yüksek olduğu ortaya çıkıyor.

İyi Günler Dilerim,