SAP MM Modülü Satınalma Süreci 1
SAP MM Modülü Satınalma Süreci
Merhaba,
SAP içerisinde satınalma süreci nedir nasıl olur adımları nedir gibi konuları kısa bir yazı dizisi ile açıklayalım.
SAP satınalma süreci temel 4 adımdan oluşmaktadır. (Malzeme hareketleri fatura girişleri bunlar daha sonra)
- Satınalma Talebi
- Satınalma Teklif Talebi
- Teklif Karşılaştırma
- Satınalma Siparişi
İlk olarak satınalma talebi ile başlayalım. Satınalma talebi ihtiyaç duyulan bir malzeme, hizmet ya da duran varlık için ihtiyaç sahibi ya da bu talebi açmaya yetkisi olan bir sorumlu tarafından yapılan taleptir. Talep esnasında elimizde şu tarz bilgiler vardır.;
- Neye ihtiyacımız olduğu,
- Ne kadar ihtiyacımız olduğu,
- Ne zamana ihtiyacımız olduğu
- Neresi için ihtiyacımız olduğu
- Kimin ihtiyacı olduğu
gibi aslında burası biraz daha detaylandırılabilir ancak anlatmak istediğim elimizde talep ettiğimiz ne ise artık ona ait bir fiyat ya da tedarikçi bilgisi olmadığı sadece ihtiyacımızın tanımladığımız yer olduğudur.
Buraya kadar herşey tamam ise birazda SAP ekranlarını görelim. Sisteme login olmayı biliyoruzdur diye o kısmı geçiyorum. Sol menüde izleyeceğimiz adımlar : SAP Menüsü > Lojistik > Malzeme Yönetimi > Satınalma > Satınalma Talebi
Önceki yazılarımda genel olarak SAP içerisindeki Transaction Code lar için sonu 1 ile biten yaratma, 2 ile biten değiştirme 3 ile biten ise görüntüleme diye bahsetmiştim. Burada da durum aynı.
TCodumuz ME51N istersek yukarıdaki komut alanına ME51N yazabiliriz istersek menüden yukarıda bahsettiğim yolu izleyerek bu ekrana ulaşabiliriz. Ekranlara alışabilmeniz için adım adım ekran görüntüsü koymayı planlıyorum. Çift tıklayalım..
Önce yukarıdaki ekranı kısaca bir tanıyalım. Burası ME51N Satınalma Talebi ekranıdır. SAT diye duyarsanız işte burası orası 🙂
Bu ekranda her alanı dolduracağız diye bir zorunluluk yok, ancak kesinlikle doldurmamız şart olan alanlarımız mevcuttur. Bunlar nelerdir görelim.
Satınalma Belge Türü : Bu ekranın en üst sol tarafında bir alışveriş sepeti var. Onun hemen sağındaki alandır. Buradan ne tür bir satınalma belgesi oluşturacağımızı seçeriz. Zaten dropdown menü olarak karşımıza gelir, buradan Hizmet, Üretim İlişkili, Üretim dışı gibi ya da uyarlamalar ile firmanıza ait ne tarz belge türleri var ise bunlar seçilebilir. Biz buradan Hizmeti seçiyoruz.
Hesap Tayin Tipi : Temel olarak biz yakın zamanda bir harcama yapacağız ve bu alımın masrafları hangi hesaba gidecek.Yani biz bir masraf yerine de alım yapıyor olabiliriz, bir duran varlıkta olabilir, ya da bir iç siparişe harcamada yapıyor olabiliriz. Bu kavramlar size biraz yabancı gelebilir. Ancak bunlara zamanla ve duydukça alışacaksınız. Ben daha genel bir örnek vereyim. Merkez Ofisinizde çalışan satınalma departmanı için bir hizmet alımı yapacaksak bu departmanın aslında FI tarafında bir masraf yeri vardır. Dolayısı ile hesap tayin tipinden masraf yerini seçebiliriz. Böylelikle bu alım yapılıp muhasebeleştirildiğinde bu alıma ait tüm masraflar bizim bu kayıt esnasında seçeceğimiz hesaba gidecek. (Aslında Hesap Tayin Tipi bir CO nesnesidir bunlara daha sonra gireriz)
Biz bu listeden K yı yani masraf yerini seçeceÄŸiz. Belge türünde hizmeti seçtiÄŸimiz için bize malzeme alanı seçilemez durumda geldi. Zaten hizmette bir malzeme deÄŸildir. Bu yüzden Kısa Metin alanına ne almak istiyor isek onu yazıyoruz. “SAP MM Modülü EÄŸitimi Talebi”, Miktar 1, Birim (Adt), Teslim Tarihi hangi tarih istiyorsak (bu alanları hızlı geçiyorum farketmiÅŸsinizdir detaya girecek bir özellik bulamadım)
Mal Grubu : Daha önceden tanımlamış olduğumuz malzeme ya da hizmet gruplarını bu alandan seçebiliriz. (Amaç sadece malzemelerin yönetimini kolaylaştırmak)
Üretim Yeri : Bu talebin hangi Üretim Yeri için yapıldığını belirlediğimiz alandır.
Eğer bir malzeme alımı yapılacak olsa idi biz burada depo yerini de seçiyor olacaktık. Ancak hizmeti depolayamayacağımız için bu alanı doldurmamıza gerek yok.
SAG (Satınalma Grubu) : Bu alan eğer birden fazla satınalma grubunuz var ise (departman, personel, lokasyon.. ) buradan bu işlemleri hangi grubun takip etmesini istiyorsanız onu seçmeniz gerekmekte.
Talep Eden : Bu alana talebi kim yapıyor ise onun adını (SAP Sicil No) girmemiz yeterli olacaktır.
Bu işlemleri yaptık ve kaydet tuşuna bastık. Hop dur dedi bize, neden?
Çünkü daha kaydın en başında biz bir masraf yerine alım yapacağımızı söyledik, ancak bir masraf yeri seçmedik. Zaten hata verdiği gibi bize masraf yeri girmemiz gereken ekranı açtı.
Burada masraf yerimizi seçiyoruz. ve tekrar kaydet diyoruz. Hop bir hata daha. Henüz bir fiyat girmedik, tahmini olarak bunun fiyatı (değerleme fiyatı) girmemizi istiyor. Bu data tamamen istatistiksel bir bilgidir. İllaki bu fiyat olacak diye bir kaide yok, mal girişi yapılana kadar bu fiyat 50 kere değişebilir.
Fiyatımızıda yazdığımıza göre artık tamamız. Kaydet sekmesine basıyoruz ve oluşturmuş olduğumuz satınalma talebine ait sat no yu en altta şu şekilde görüyoruz.
Bir sonraki yazımızda bu oluşturduğumuz satınalma talebine istinaden teklifler alır ve bu teklifleri karşılaştırırız.
İyi Günler Dilerim,
Elinize ve emeğinize sağlık. Lütfen paylaşımları devam ettiriniz. Çok sarih yazmışsınız. Fazlasıyla istifade ettim. Teşekkkürler.
merhaba sap programında satın alma faturası girişi nasıl olmaktadır acaba yardımlarınızı rica ediyorum iyi çalışmalar
Merhaba,
Satınalma faturası giriÅŸleri miro tcode’u ile olmaktadır. Bununla ilgili bir makale yazmam lazım buradan açıklaması çok zor olur.
Ancak genel olarak bahsedecek olur isek ;
Miro ekranına giriş yaptıktan sonra şirket kodunu yazıyoruz. Karşımıza gelen ekrandan fatura tarihi, tutar vergi tutarı (eğer vergiye tabi ise) metin alanlarını dolduruyoruz. Satınalma faturası olduğu için alt tarafta sas ref alanından satınalma siparişini seçip, o sas a referansla kaydımızı gerçekleştirebiliriz. Tabi ki en genel hali ile anlattım, bunun ödeme türü, indirimleri, banka billeri, faturanın gideceği ana hesaplar vs gibi bir çok ayrıntısı bulunmaktadır.
İlk müsait anımda bununla ilgili de bir makale yazacağım.
İyi Günler Dilerim,
Burak Bey merhaba ,birden fazla kalem içeren bir teklifte toplam tutar üzerinden indirim uygulanmış.bu indirim miktarını girebileceğim bir yer var mıdır yoksa kalemler üzerinde oranlayarak dağıtmalı mıyım ?teşekkürler.
Selamlar,
Me22n ekranında üstte header bölümünde Koşullar diye bir tab var. O tabın içerisine kesinti indirim gibi bilgileri girebilirsiniz. Header alanı olduğundan dip toplam üzerinden işlem yapmaktadır.
İyi Günler Dilerim,
Merhaba size mail atmak istiyorum ancak mail adresini sitede bulamadım yazabilir misiniz ?
info@buraksenturk.com.tr adresinden ulaÅŸabilirsiniz.
Youtube videosu çekerek anlatsanız bu anlatımınızı taçlandırırsınız ve etkili olur diye düşünüyorum
Açıkçası video sonrası edit işlemleri zor geliyor 🙂 ancak bir iki tane deneme için yapabilirim.
Teşekkür ederim nazik tavsiyeniz için 😉
Merhaba, Satınalma sipariş belge tarihi fatura tarihinden sonra olabilir mi? olursa ne gibi sıkıntılar doğurabilir mali açıdan
Merhaba,
Normal şartlarda olabilir. Eğer buna özel bir kontrol konulmadı ise.. TR standartlarında genelde de öyle oluyor zaten, mal dışarıdan sipariş edilir, gelir kullanılır, arkasından fatura gelir. Fatura yı bağlayacak bir sas bulamadıklarından sas açarlar. 🙂 Mali açıdan herhangi bir sorun yaratmaz. Çünkü satınalma sipariş sürecinde hangi programı kullandınız. Ne ile sipariş açtınız bu konular şirketin kendi iç konularıdır. Maliye bu taraf ile ilgilenmez. Maliye faturayı doğru döneme girdin beyannameni düzgün verdinmi gibi konulara bakar.
Sizin dediğiniz kısımda firma kendi iç raporlarında anlamsızlıkla karşılaşır. 23.11.2018 de fatura gelmiş, bunun satınalma siparişi 24.11.2018 de verilmiş. Bu örnekten ben işlerin zaten fiziksel olarak yürüdüğünü.. sap yazılımın mm modülünün o firmada sırf zorunluluktan öylesine kullanıldığını anlarım. 🙂 Bunların haricinde bir sıkıntı çıkmaz.. 🙂
Teşekkürler
Merhaba Burak bey
SAP ye yeni geçiyoruz bizden mm modülü için satınalmanın ihtiyaç duyabileceği raporları istemekteler. Ama daha önce herhangi bir program kullanmadık açıkçası ne istiyeceğimide bilmiyorum. bana önerebileceğiniz şu raporu da isteyin ileride işinize çok yara diyebileceğiniz raporlar nelerdir. Şimdiden teşekkür ederim yarımlarına.
Merhabalar,
Öncelikle standart ekranların dışına elinizden geldiğince çıkmamanızı öneririm. SAP genel olarak standart ekranlarında bir çok soruna çözüm buluyor, çözüm bulamadıkları ise şirketlerin kendi yoğurt yeme şekillerine göre olan istekler. Genel politik cevabımızı verdikten sonra şimdi gelelim sorunuzun cevabına 🙂
Satınalma süreçlerinde en en en önemli kısım onaylama stratejisidir. Talep > Teklif > Sipariş bölümleri kesinlikle onay stratejisine sahip olmalı ve mümkün mertebe onayı sap içerisinden değil de 3.rd parti bir tool üzerinden yapmanız örn: Fiori (Herkes sap kullanmayacak ancak yöneticileriniz bilgisayar başında olmadığı zamanlarda bile telefon üzerinden onay verebilmeli)
Teklif karşılaştırma ekranları kesinlikle kullanılmalı. Özellikle 3 teklif alma zorunluluğu prosedürlerinizde var ise.
Çalışma modelinizi bilmiyorum ancak ithalat, transit ticaret, ülkelerdeki şubeler arası satış gibi kurgularınız var ise çok iyi ve detay analiz yapmanız lazım.
Tedarikçi değerlendirme kısmı önemli, eğer bu konuya baştan eğilmezseniz ileride kim kime dum duma gibi bir manzara çıkar kaşınıza.
MM in devamı olarak ambarda malzeme hareket hızı ekranları şart.
Yine ambarda açılan malzeme kartları için malzemeye ait fotoğrafların sisteme eklenmesi önemli. Hem satınalmanın eli kolaylaşıyor hem ambarın. (sonuçta hiç bir personel sonsuza kadar çalışmıyor)
Üretim yerleri arası Malzeme genişletme için bir programa ihtiyacınız olacak. (ne demek istediğimi ileride anlarsınız)
Daha sonsuz konu sayabilirim 🙂 ucu bucağı yok dikkat edilmesi gerekenlerin. Takıldığınız birşeyler olur ise linkedinden ekleyin beni elimden geldiğince yardımcı olurum.
İyi Günler Dilerim,
Teşekkür ederim 🙂
Burak Bey Merhaba,
Aynı faturada hem palet hem de nakliye bedeli geliyor. Örnek olarak 600 adet palet x 30 TL + 1.000 TL nakliye. Toplam fatura bedeli 19.000 TL olsun.
1- Normalde SAS 18.000 TL açılmalı ve 1.000 TL plan dışı yan masraf olarak girilmeli ama %5 toleransa takılıyor.
2- SAS’ı 19.000 TL açsam birim palet maliyeti 31,66 TL oluyor der ve alım rapor fiyatlarını bozuyor. Bu işlerini net görmüyor.
3- SAS’ı iki satır açsam ve ikinci satırı aynı malzeme koduna bir adet 1.000 liralık alsam dedi. Netsisde de böyleydi. 1 adet malzeme stoğu fazla olacak sorun olmaz ise olabilir dedim.Alım raporlarında da 1000 liralık ve 1 adetlik satırları dikkate almazsınız dedim.
4- İkinci satırı K hesap tayini ile genel gider girebilir ama o ürün maliyetine gitmez. Tüm malzemelere dağılır.Bir yöntem ama doğru değil.
SAP kuralı net ; aynı fatura içindeki ekstra tutarlar plan dışı yan masraf ile , farklı fatura ile gelen ekstra tutarlar ise sonradan borçlandırma ile girilmeli.
bildiğiniz başka bir yöntem var mıdır?
teşekkürler,
fahriye
Merhaba Aynen dediğiniz gibi, sonradan borçlandırma ile yapılması gerekiyor. En doğru yöntem budur.
İyi Çalışmalar Dilerim,
Burak bey merhaba; SAP sistemi üzerinden veri çekmek ve excel ortamında bir rapor hazırlamak istiyorum .örneÄŸin satınalma belgesinin t-code ‘u nedir ? Ä°stediÄŸim datanın t-codelarına ulaÅŸabileceÄŸim bir yer varmıdır SAP içinde ?
Merhaba,
Yukarıdaki tcode alanına sap1 veya sap2 yazın. Size onlarca raporun olduÄŸu bir aÄŸaç görüntüsü getirecektir. Oradan istediÄŸiniz her türlü rapor tcode’una ulaÅŸabilirsiniz.
İyi Çalışmalar Dilerim,